Inleiding
Wanneer je mijn website www.louvi-assistant.nl bezoekt of contact met mij opneemt, ontvang ik informatie over jou. Deze informatie heb ik nodig om mijn bedrijfsactiviteiten goed uit te kunnen voeren. Ik ga altijd zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en houd me bij de verwerking ervan aan de geldende wet- en regelgeving.
Door contact met mij op te nemen of mijn website te gebruiken ga je ermee akkoord dat ik jouw persoonsgegevens verzamel en verwerk in overeenstemming met mijn privacybeleid. In deze privacyverklaring licht ik mijn privacybeleid nader toe. Ik leg je uit welke gegevens ik verzamel en wat ik met deze informatie doe. Als je vragen hebt, of als je wilt weten welke informatie ik van je heb, neem dan contact met mij op via info@louvi-assistant.nl.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 6 juli 2025.
Inhoudsopgave
1. Definities
2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
3. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
4. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
5. Op basis van welke grondslagen verwerk ik persoonsgegevens?
6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?
7. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?
8. Waar sla ik jouw gegevens op?
9. Met wie deel ik jouw gegevens?
10. Hoe veilig zijn jouw gegevens bij mij?
11. Wat doe ik met gegevens van kinderen?
12. Welke cookies gebruik ik?
13. Wat zijn jouw rechten?
14. Wijzigingen in deze verklaring
1. Definities
· “LOUVI Assistant”, “ik” of “mijn”: de verwerkingsverantwoordelijke van LOUVI Assistant, Esther van Staa;
· “Website”: www.louvi-assistant.nl;
· “Computer”: de computer, tablet of mobiele telefoon die je gebruikt om mijn website te bezoeken of contact op te nemen;
· “AVG”: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
· “Persoonsgegevens”, of “gegevens”: alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals jouw naam, telefoonnummer, adres, IP-adres, of surfgedrag;
· “Cookies”: kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan een website worden opgeslagen op jouw computer.
2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Bedrijfsnaam: LOUVI Assistant
Gevestigd te: Maartensdijk
Contactpersoon: Esther van Staa
E-mail: info@louvi-assistant.nl
3. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die ik verwerk en heeft betrekking op alle interactie tussen jou en LOUVI Assistant. Jouw gegevens worden verwerkt als je mijn website bezoekt, gebruik maakt van mijn diensten, of als je zelf gegevens aan mij verstrekt, bijvoorbeeld door gegevens in te vullen op mijn website of door contact met mij op te nemen via e-mail, telefoon, socialemediakanalen of op een andere manier.
4. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
De volgende persoonsgegevens kunnen mogelijk verwerkt worden:
a) Bedrijfsnaam;
b) KvK nummer;
c) Rechtsvorm;
d) Voor- en achternaam;
e) Gender;
f) Woonadres en/of vestigingsadres;
g) Telefoonnummer;
h) Websiteadres;
i) E-mailadres;
j) Functie;
k) Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer;
l) Btw-nummer;
m) Klant-, offerte- en factuurnummer;
n) Socialemedia-accountnaam;
o) IP-adres;
p) Locatie;
q) Browsegegevens.
Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens.
5. Op basis van welke grondslagen verwerk ik persoonsgegevens?
Ik verwerk alleen persoonsgegevens als ik daar een goede reden voor heb. In de AVG staan redenen (grondslagen) vermeld op basis waarvan ik persoonsgegevens mag verwerken. De volgende grondslagen zijn van toepassing:
I. Ik heb jouw toestemming gekregen;
II. Ik heb de gegevens nodig om onze overeenkomst uit te voeren;
III. Ik ben wettelijk verplicht om deze gegevens te verwerken;
IV. Ik heb de gegevens nodig om mijn gerechtvaardigde belang te behartigen.
6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?
Ik bewaar jouw persoonsgegevens zo lang als ik dat volgens de wet moet doen, zo lang als nodig is voor het doel waarvoor ik jouw gegevens gebruik of totdat je mij verzoekt jouw gegevens te verwijderen. De bewaartermijn kan per verwerkingsactiviteit verschillen.
7. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?
Jouw gegevens kunnen voor verschillende doelen worden verwerkt. Het verschilt per doel welke persoonsgegevens ik verwerk, op basis van welke grondslag ik dat doe en hoe lang ik de gegevens bewaar. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende doelen en bijbehorende te verwerken persoonsgegevens met de grondslagen zoals die in artikel 5 zijn opgesomd. Ik verzamel gegevens:
1) om offertes op te stellen en naar je te versturen
Als je geïnteresseerd bent in mijn diensten, kan ik je een offerte toesturen. Deze offerte moet een aantal van jouw gegevens bevatten. Om de offerte op te kunnen stellen en naar je te versturen, en om je correct aan te kunnen spreken met aanhef en naam, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, gender, adres, e-mailadres, functie, klantnummer, offertenummer en factuurnummer.
· Grondslag: II, III
· Bewaartermijn: 6 maanden of niet langer dan strikt noodzakelijk is, of 7 jaar in verband met fiscale bewaarplicht indien de offerte wordt geaccepteerd.
2) om een (kennismakings)gesprek met je in te plannen en te bevestigen
We kunnen een gesprek met elkaar inplannen, bijvoorbeeld om elkaar beter te leren kennen. Om een dergelijke afspraak in te plannen, aan je te bevestigen of bijvoorbeeld om je een uitnodigingslink te versturen, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, gender, telefoonnummer, e-mailadres.
· Grondslag: II, IV
· Bewaartermijn: 6 maanden of niet langer dan strikt noodzakelijk is, of 5 jaar in verband met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen indien het gesprek resulteert in een overeenkomst.
3) om een overeenkomst aan te gaan en uit te voeren en contact te onderhouden
Als je gebruik wilt maken van mijn diensten gaan we een overeenkomst aan. Om deze overeenkomst op te stellen en uit te voeren, en om mijn diensten zo goed mogelijk aan jou te kunnen leveren, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, KvK nummer, rechtsvorm, voor- en achternaam, gender, adres, telefoonnummer, websiteadres, e-mailadres, socialemedia-accountnamen, functie, klantnummer en offertenummer.
· Grondslag: II
· Bewaartermijn: 5 jaar in verband met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen.
4) om je facturen te kunnen versturen en te kunnen incasseren
Als je diensten bij mij hebt afgenomen, stuur ik je hiervoor een factuur. Mocht je onverhoopt niet (op tijd) betalen, dan kan ik een incassotraject starten. Om te kunnen factureren en incasseren, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, KvK nummer, rechtsvorm, voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, websiteadres, e-mailadres, betaalgegevens, btw-nummer, klantnummer, offertenummer en factuurnummer.
· Grondslag: II, III
· Bewaartermijn: 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht.
5) om jouw facturen te betalenAls ik een dienst of product bij je heb afgenomen, zal je mij een factuur sturen. Om de factuur te kunnen betalen, en om mijn administratie en boekhouding op orde te houden, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, KvK nummer, voor- en achternaam, adres, e-mailadres, betaalgegevens.· Grondslag: II, III
· Bewaartermijn: 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht.
6) om je te informeren over wijzigingen in mijn dienstverlening
Het kan zijn dat ik (tussentijds) wijzigingen aanbreng in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring, of andere belangrijke zaken. Om je hiervan op de hoogte te brengen en te houden, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, KvK nummer, rechtsvorm, voor- en achternaam, gender, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
· Grondslag: II, IV
· Bewaartermijn: 12 maanden of niet langer dan strikt noodzakelijk is, of 5 jaar in verband met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen indien de wijzigingen betrekking hebben op een lopende overeenkomst.
7) om reviews op mijn website of socialemediakanalen te plaatsen
Als ik van jou een review heb ontvangen, kan ik deze op mijn website of socialemediakanalen publiceren, bijvoorbeeld om deze zichtbaar te maken voor potentiële opdrachtgevers. Ik verwerk dan (mogelijk) de volgende gegevens van jou:· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, gender, websiteadres, socialemedia-accountnamen, functie.· Grondslag: I
· Bewaartermijn: totdat je verzoekt om de review te verwijderen.
8) om jouw websitebezoek te monitoren
Ik maak prestaties en statistieken met betrekking tot mijn website en websitebezoekers inzichtelijk, voor analytische doeleinden. Zo kan ik het aanbod van mijn diensten afstemmen op jouw voorkeuren en behoeften en optimaliseren voor toekomstige websitebezoekers. Om het aantal websitebezoekers, het surfgedrag van de websitebezoekers, en andere data te kunnen verzamelen, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: IP-adres, locatie, browsegegevens.
· Grondslag: I
· Bewaartermijn: 12 maanden of niet langer dan strikt noodzakelijk is, en/of direct na de sessie.
9) om aan een wettelijke plicht te voldoen
Sommige persoonsgegevens verwerk ik omdat ik daar wettelijk toe ben verplicht. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens die ik nodig heb voor facturatie, boekhouding en belastingaangifte. Om aan mijn wettelijke plicht te voldoen, verwerk ik (mogelijk) de volgende gegevens van jou:
· Persoonsgegevens: bedrijfsnaam, KvK nummer, rechtsvorm, voor- en achternaam, gender, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, betaalgegevens, btw-nummer, klantnummer, offertenummer en factuurnummer.· Grondslag: III
· Bewaartermijn: 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht.
8. Waar sla ik jouw gegevens op?
Jouw gegevens sla ik op en verwerk ik binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Om mijn diensten te kunnen verlenen werk ik soms ook samen met derde partijen van buiten de EER. Het kan dus zijn dat jouw gegevens door deze derde partijen worden opgeslagen of verwerkt in de Verenigde Staten en/of in andere derde landen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van cloudopslag of servers in het buitenland.
9. Met wie deel ik jouw gegevens?
Om mijn diensten te kunnen verlenen werk ik soms samen met derde partijen. Ik werk onder andere met derde partijen samen om:
· mijn boekhouding te doen
· online meetings te organiseren
· mijn online agenda te verzorgen
· documenten op te slaan in de cloud
· prettig online te kunnen samenwerken
· efficiënt te kunnen communiceren
Ik verkoop jouw persoonsgegevens niet aan derde partijen en zal deze alleen verstrekken of doorgeven als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, de uitvoering van mijn bedrijfsactiviteiten of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Daarbij neem ik passende maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen, bijvoorbeeld door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.
Omdat de regels in sommige andere landen niet altijd dezelfde bescherming van persoonsgegevens bieden als in Nederland heb ik passende maatregelen genomen om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen, als ik samenwerk met en gegevens doorgeef aan een partij in een derde land. Bijvoorbeeld door afspraken te maken met de derde partij, door te controleren of het derde land een passend niveau van gegevensbescherming biedt in de nationale wetgeving of door te controleren of de betreffende organisatie meedoet aan het EU-US Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/list).
10. Hoe veilig zijn jouw gegevens bij mij?
Ik neem de bescherming van jouw gegevens serieus en neem passende organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ik heb onder andere: verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen getekend samen met derde partijen die gegevens kunnen inzien of voor mij verwerken; een website met een SSL-certificaat, waardoor gegevens over een beveiligde verbinding worden verstuurd; mijn computer en eventuele softwareprogramma’s of accounts die ik gebruik beveiligd met veilige wachtwoorden; mijn documenten geplaatst in een beveiligde cloudopslag; als beleid mijn software altijd up-to-date te houden; als beleid nooit in te loggen op een onbeveiligd netwerk; maatregelen getroffen om incidenten tijdig te kunnen herstellen.
11. Wat doe ik met gegevens van kinderen?
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar, maar ik heb niet de mogelijkheid de leeftijd van mijn websitebezoekers te controleren. Als ik erachter kom dat ik persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar heb verzameld, zonder toestemming van hun ouder of voogd, zal ik deze informatie, indien mogelijk, verwijderen. Als je weet of vermoedt dat ik persoonsgegevens van een minderjarig persoon heb verzameld, zonder toestemming van een ouder of voogd, kun je contact met mij opnemen via info@louvi-assistant.nl.
12. Welke cookies gebruik ik?
Voor mijn website maak ik gebruik van Cookies. Bij jouw eerste bezoek aan mijn website informeer ik je over de cookies die ik gebruik en vraag ik toestemming om deze te mogen plaatsen.
a) Functionele cookies
Ik gebruik functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor jouw gebruiksgemak. Ook kan met deze cookies mijn website geoptimaliseerd worden.
b) Analytische cookies
Ik gebruik analytische cookies. Deze cookies worden gebruikt om het gedrag van websitebezoekers te analyseren. Bijvoorbeeld om te weten hoe vaak een website of een specifieke pagina wordt bezocht. Deze informatie kan onder andere gebruikt worden om de website te verbeteren.
c) Tracking cookies
Ik gebruik tracking cookies. Tracking cookies zijn bedoeld voor bijvoorbeeld het tonen van relevante advertenties of op maat gemaakte content of voor het eenvoudig delen van artikelen of pagina’s op socialemediakanalen.
Je kunt jezelf afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Alle informatie die eerder is opgeslagen kun je verwijderen via de instellingen van jouw browser.
Wil je meer weten over mijn cookiebeleid? Raadpleeg dan ook mijn cookieverklaring.
13. Wat zijn jouw rechten?
Op grond van de AVG heb je de volgende privacyrechten met betrekking tot de persoonsgegevens die ik van je verwerk:· Recht op inzage: je mag de gegevens inzien;
· Recht op rectificatie en aanvulling: je mag de gegevens wijzigen;
· Recht op gegevens verwijderen: je mag onjuiste informatie laten verwijderen;
· Recht op dataportabiliteit: je mag de gegevens bij mij opvragen om ze zelf op te slaan of door te geven;
· Recht op beperking van de verwerking: je mag mij verzoeken minder persoonsgegevens te verwerken;
· Recht om bezwaar te maken: je mag bezwaar maken tegen de verwerking.
Als je een beroep wilt doen op een van deze privacyrechten, neem dan contact op via info@louvi-assistant.nl. Ik neem altijd binnen 1 maand na ontvangst van jouw verzoek of klacht contact met je op en zal het verzoek of de klacht zo spoedig mogelijk verwerken. Wanneer het meerdere verzoeken of klachten betreft of als jouw verzoek of klacht complex is, heb ik wat meer tijd nodig en kan de verwerkingstijd oplopen tot maximaal 3 maanden.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek of de klacht ook daadwerkelijk van jou afkomstig is, kan ik je vragen om jezelf te identificeren. Je kunt een klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
14. Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan ik op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aanpassen. Daarom raad ik je aan mijn privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
